Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is

Loket Banenafspraak is een platform van Loket Social Return B.V., Magneetstraat 7, 1014 CC Amsterdam, KvK 83621490. Voor vragen over persoonsgegevens: info@loketsocialreturn.nl of 020 262 5427.

Deze conceptverklaring beschrijft de beoogde verwerking voor accountaanvragen, profielen, vacatures, matching en begeleiding naar een plaatsing. Loket is verantwoordelijk voor de verwerkingen waarvan het zelf doel en middelen bepaalt. Werkgevers en begeleidende organisaties hebben daarnaast eigen verantwoordelijkheden. Een specifieke verwerkers- of samenwerkingsafspraak moet aansluiten op de feitelijke rolverdeling.

2. Voor wie deze verklaring bedoeld is

Deze verklaring is bedoeld voor kandidaten, trajectbegeleiders, contactpersonen bij werkgevers en partnerorganisaties, en bezoekers van de informatieve website en het portaal. Een kandidaat hoeft geen account te hebben om rechten over zijn persoonsgegevens uit te oefenen.

Gegevens ontvangen we van jou, van een bevoegde begeleider of werkgever en uit het gebruik van het platform. Voor een toegestane registratiecontrole kan informatie worden verkregen via de daarvoor bevoegde route. Gegevens van een begeleider worden niet geacht rechtstreeks door de kandidaat zelf te zijn verstrekt.

3. Welke gegevens worden verwerkt

Accounts en contact: naam, organisatie, zakelijke contactgegevens, functie of rol, werkgebied, account- en toegangsgegevens en de beoordeling van een aanmelding.

Kandidaten: cv en gecontroleerde profielgegevens, interne identificatie en contactroute, locatie voor matching, opleiding, ervaring, vaardigheden, certificaten, gewenste functie, uren, beschikbaarheid, vervoer, reisgrens en relevante arbeidsvoorkeuren. Ook worden publicatiestatus, toestemming of andere toepasselijke grondslag en de noodzakelijke uitkomst van doelgroepregistratiecontrole vastgelegd.

Vacatures en trajecten: organisatie- en contactgegevens, functie, werkplek, arbeidsvoorwaarden, voorstellen, matchuitkomsten, toelichtingen, afspraken, terugkoppelingen en bevestigingen met versie en tijdstip.

Technisch gebruik: gegevens die nodig zijn om de website te leveren, sessies te beheren, fouten te onderzoeken en ongeoorloofde toegang tegen te gaan. Daaronder kunnen IP-adres, browserinformatie, bezochte route en tijdstippen vallen. Toegangslogs zijn iets anders dan de statistiekenteller in het portaal.

4. Doelen en rechtsgronden

Zakelijke accounts en communicatie: noodzakelijke accountuitvoering berust op de overeenkomst wanneer de betrokkene zelf contractspartij is. Voor medewerkers en contactpersonen van organisaties berust de verwerking op het gerechtvaardigde belang om de zakelijke samenwerking en toegang te organiseren. Loket moet daarbij de privacybelangen afwegen.

Kandidaatbemiddeling: het aanmaken van het profiel, vergelijken met vacatures en uitvoeren van door de kandidaat gevraagde bemiddeling vereist een passende grondslag. Bij een rechtstreeks met de kandidaat aangegane bemiddelingsafspraak kan artikel 6 lid 1 onder b AVG gelden voor wat daarvoor noodzakelijk is. Voor vrijwillige opname en hergebruik in het bredere kandidatenaanbod wordt afzonderlijke, specifieke en intrekbare toestemming gevraagd. Een overeenkomst met alleen de begeleidende organisatie is niet automatisch een contractuele grondslag voor de gegevens van de kandidaat.

Beveiliging en bewijs: het gerechtvaardigde belang bij veilige toegang, bestrijding van misbruik en het kunnen aantonen van gemaakte afspraken, steeds met een noodzakelijkheidstoets en belangenafweging. Wettelijke administratie: de toepasselijke wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht van facturen.

Voor bijzondere persoonsgegevens is naast een grondslag uit artikel 6 ook een toepasselijke uitzondering op artikel 9 AVG nodig. Die uitzondering moet per verwerking vooraf worden vastgesteld. Deze verklaring of akkoord van de begeleider creëert op zichzelf geen wettelijke bevoegdheid.

5. Doelgroepregistratie en gevoelige gegevens

De eerste versie van het platform richt zich op kandidaten met bevestigde registratie in het doelgroepregister. Registerstatus en gegevens over benodigde ondersteuning kunnen gevoelige informatie over een persoon prijsgeven. Loket moet vóór verwerking de wettelijke bevoegdheid, noodzakelijkheid, toegang en bewaartermijn vaststellen. Een algemene privacytoestemming is daarvoor geen automatische oplossing.

Upload geen medische dossiers, diagnoses, medicatiegegevens, kopieën van identiteitsbewijzen of BSN in een cv, vacature, vrije toelichting of bericht. Een eventuele wettelijk toegestane BSN-controle gebeurt via een afzonderlijke beveiligde route, met beperkte toegang, en niet in de openbare profielgegevens.

Beschrijf zo veel mogelijk concrete werkafspraken, zonder medische oorzaken. Als deze informatie alsnog gezondheid onthult, gelden de strengere regels voor bijzondere persoonsgegevens. Werkgevers krijgen geen medische onderbouwing of diagnose via de anonieme publicatie.

6. Wat anoniem tonen betekent

Werkgevers zien een gestandaardiseerd kandidaatprofiel met nummer in plaats van het oorspronkelijke cv. Begeleiders zien een vacature zonder de identiteit van de werkgever. Identificerende velden en herkenbare vrije tekst worden uit de publicatie verwijderd of veralgemeniseerd.

Voor Loket blijft een koppeling met het interne dossier mogelijk. Het gaat dus om afgeschermde of gepseudonimiseerde persoonsgegevens, niet om gegevens die in juridische zin onomkeerbaar anoniem zijn. De AVG blijft van toepassing. Een combinatie van kenmerken kan soms toch herkenbaar zijn; publicatiecontrole en dataminimalisatie moeten dit risico beperken.

Zie je herkenbare gegevens waar die niet horen? Meld dit aan Loket en verspreid ze niet verder. Een profiel kan worden aangepast, gepauzeerd of ingetrokken.

7. Matching en de gevolgen voor kandidaten

Het platform vergelijkt gestructureerde profiel- en vacaturekenmerken, zoals functie, branche, ervaring, opleiding, certificaten, bereikbaarheid, uren en thuiswerken. Criteria kunnen verschillende gewichten hebben. De verhouding tussen behaalde en toepasselijke punten bepaalt de matchscore; ingestelde harde voorwaarden kunnen bepalen welke combinaties als aanbeveling verschijnen.

Deze verwerking is een vorm van profilering: gegevens worden gebruikt om de aansluiting bij werk te beoordelen en resultaten te rangschikken. Een score kan daardoor invloed hebben op welke kandidaten een werkgever als eerste bekijkt. De score is geen kans op aanname en mag geen definitieve, uitsluitend geautomatiseerde beslissing over een kandidaat vervangen.

De kandidaat kan uitleg vragen, onjuiste gegevens laten corrigeren, zijn standpunt geven en menselijke beoordeling vragen. Ook wanneer een combinatie niet in de aanbevelingen verschijnt, moet Loket die vraag inhoudelijk kunnen behandelen. De exacte actuele criteria en gewichten moeten in het portaal worden toegelicht. Voor ingebruikname moeten de toepasselijke verplichtingen rond profilering, eventuele geautomatiseerde besluitvorming en een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden vastgesteld.

8. Wie gegevens kan ontvangen

Binnen Loket: bevoegde medewerkers voor accountbeoordeling, publicatiecontrole, bemiddeling, ondersteuning en beveiliging, voor zover hun werk dat vereist.

Begeleiders: gegevens van hun eigen kandidaten en de anonieme vacatures. Werkgevers: gegevens van hun eigen vacatures en anonieme kandidaatpublicaties. Voor een concrete kennismaking worden alleen de noodzakelijke aanvullende gegevens aan de betrokken partijen vrijgegeven na de daarvoor vereiste rechtmatige afstemming.

Dienstverleners: partijen voor hosting, technisch beheer, documentverwerking en transactionele e-mail kunnen persoonsgegevens namens Loket verwerken. Met verwerkers zijn passende afspraken nodig. Voor de automatische herkenning van cv's en vacatureteksten wordt de AI-dienst van Anthropic ingezet: de volledige inhoud van een geüpload document, inclusief naam, contactgegevens en werkervaring, wordt daarvoor verwerkt. Een organisatie kan deze koppeling zelf in- of uitschakelen. Voor agenda-synchronisatie kan een gebruiker zijn Google-agenda koppelen; daarbij worden afspraakgegevens, waaronder de naam van de kandidaat, met Google gedeeld. Beide diensten moeten vóór definitieve invoering worden opgenomen in de verwerkersafspraken en de beoordeling van doorgifte buiten de EER in artikel 9.

Overige ontvangers: een bevoegde instantie wanneer een wettelijke verplichting dit vereist, of een afzonderlijk afgesproken uitvoerder voor een noodzakelijke vervolgdienst. Kandidaatgegevens worden niet verkocht. Verstrekking voor algemene reclame of training van algemene AI-modellen is geen onderdeel van de beschreven dienstverlening.

9. Buiten de Europese Economische Ruimte

De feitelijke hostinglocaties, leveranciers en internationale doorgiften moeten vóór definitieve invoering worden vastgesteld. Er wordt in dit concept daarom geen ongecontroleerde garantie gegeven dat alle gegevens uitsluitend in Nederland of de EER blijven.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, moet Loket vooraf een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborg vaststellen, zoals Europese modelcontractbepalingen, en waar nodig aanvullende maatregelen nemen. In de definitieve verklaring worden de relevante doorgiften en de manier waarop informatie over waarborgen kan worden opgevraagd vermeld.

10. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het specifieke doel. De onderstaande termijnen zijn een voorstel voor het nog vast te stellen bewaarbeleid; zij zijn geen bevestiging dat automatische verwijdering al technisch is ingericht.

• Actief kandidatenaanbod: zolang deelname nodig en rechtmatig is. Voor vrijwillige bewaring voor nieuwe kansen: maximaal twaalf maanden na de afzonderlijke toestemming, waarna opnieuw wordt afgestemd. Een ingetrokken profiel verdwijnt uit nieuwe zoekresultaten.
• Afgesloten sollicitatie: het specifieke sollicitatiedossier wordt in beginsel uiterlijk vier weken na afronding verwijderd, tenzij afzonderlijke geldige toestemming of een concreet gemotiveerde andere grondslag verdere bewaring rechtvaardigt. Dit betekent niet dat het hele actieve profiel bij iedere afwijzing moet verdwijnen.
• Afgewezen accountaanvraag: voorstel maximaal drie maanden na het besluit, uitsluitend voor vragen over de aanvraag en noodzakelijke misbruikpreventie.
• Afgesloten accounts: niet meer noodzakelijke accountgegevens binnen drie maanden verwijderen. Gegevens die apart voor een overeenkomst, geschil of wettelijke plicht nodig zijn, worden afgescheiden en beperkt bewaard.
• Financiële administratie: facturen en fiscaal verplichte administratie doorgaans zeven jaar. Dit is geen reden om ook het volledige cv zeven jaar te bewaren.
• Beveiligingslogs en back-ups: er moet een concrete, proportionele termijn worden vastgesteld met de technische leveranciers. Bij een incident kan noodzakelijke informatie apart worden bewaard zolang onderzoek of een rechtsvordering dit rechtvaardigt.

Na verwijdering uit actieve systemen kunnen beperkte restgegevens tijdelijk in beveiligde back-ups bestaan. Deze mogen niet opnieuw voor bemiddeling worden gebruikt. Bij een concrete rechtsvordering worden alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens bewaard en periodiek herbeoordeeld.

11. Beveiliging en incidenten

Passende maatregelen omvatten rolgebonden toegang, afscherming van originele documenten, publicatiecontrole, beveiligd gegevensverkeer en toegangsbeheer. De concrete inrichting en werking moeten worden getoetst. Aanwezigheid van een instelling of knop is geen bewijs dat alle beveiligingsmaatregelen zijn geactiveerd.

Een geüpload cv wordt versleuteld opgeslagen met een sleutel die het bestand alleen kan afsluiten, niet openen. De sleutel om het te openen staat niet op de server, maar alleen bij Loket zelf. Daardoor kan een cv uitsluitend worden ingezien door een medewerker van Loket die daar toegang toe heeft gekregen. Begeleiders en werkgevers zien het originele cv niet; zij werken met het gecontroleerde profiel.

Er is één uitzondering. Wanneer een medewerker een cv automatisch laat herkennen, wordt de inhoud op dat moment wel leesbaar in het werkgeheugen van de server verwerkt en naar de AI-dienst gestuurd, en kan een groot bestand voor de duur van dat verzoek tijdelijk leesbaar op de schijf van de server staan. Het opgeslagen bestand blijft versleuteld. Bij het voorstellen van tags gaan alleen functie, opleiding en werkervaring naar de AI-dienst, na verwijdering van naam, contactgegevens en werkgevernamen, en zonder gegevens over de doelgroep.

Gebruikers houden hun account persoonlijk, gebruiken een sterk wachtwoord en kunnen de aangeboden tweestapsverificatie inschakelen. Vermoedelijke incidenten worden gemeld via info@loketsocialreturn.nl of 020 262 5427. Loket onderzoekt incidenten en meldt een datalek aan de toezichthouder en betrokkenen als de wettelijke voorwaarden dat vereisen.

12. Jouw rechten en het intrekken van toestemming

Je kunt Loket vragen om inzage, een kopie, verbetering, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Waar van toepassing kun je gegevensoverdraagbaarheid vragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Je kunt ook uitleg en menselijke beoordeling vragen bij een matchuitkomst.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Dit verandert de rechtmatigheid vóór intrekking niet. Loket stopt de verwerking die uitsluitend op die toestemming berust; andere gegevens mogen alleen worden bewaard als daarvoor nog een zelfstandige grondslag bestaat. Intrekking van vrijwillige deelname mag niet worden gebruikt om andere wettelijke aanspraken of voorzieningen te bestraffen.

Stuur je verzoek naar info@loketsocialreturn.nl. Vermeld hoe we je kunnen bereiken, maar stuur niet direct een kopie identiteitsbewijs of BSN mee. We verifiëren je identiteit proportioneel en gebruiken waar mogelijk een bestaande contactroute. Je kunt rechtstreeks contact opnemen, ook als je begeleider het profiel heeft aangemaakt.

We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de wettelijke termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; je hoort binnen de eerste maand waarom. Beperkingen of weigeringen worden gemotiveerd. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl en je tot de rechter wenden.

13. Informatie via een begeleider en vrijwilligheid

Als gegevens via een begeleider worden ontvangen, moet de kandidaat deze informatie uiterlijk krijgen binnen de toepasselijke termijn van artikel 14 AVG, in beginsel binnen één maand en uiterlijk bij het eerste contact of de eerste verstrekking als dat eerder gebeurt. De begeleider kan de verklaring toelichten; Loket blijft verantwoordelijk voor zijn eigen informatieplicht.

Gegevens die noodzakelijk zijn voor een account, een profiel of een relevante vergelijking worden bij invoer als zodanig toegelicht. Zonder die gegevens kan de betreffende stap niet worden uitgevoerd. Optionele gegevens en vrijwillige toestemming staan daarvan los. Een kandidaat die geen toestemming voor bredere publicatie geeft, kan met Loket of de begeleider bespreken welke andere route beschikbaar is.

14. Cookies, websitegebruik en aanpassingen

De informatieve website die bij dit concept hoort plaatst vanuit de eigen paginacode geen analytics- of advertentiecookies en laadt geen externe trackers. De aanbieder van de hosting en de afzonderlijke inlogomgeving kunnen noodzakelijke technische gegevens verwerken. In de demo is een bezoekersteller beschreven die zonder statistiekcookies en opgeslagen IP-adressen telt; dat is geen volledige cookie- of logaudit.

Voor de definitieve website en het portaal moet worden gecontroleerd welke cookies, sessiegegevens en scripts daadwerkelijk worden gebruikt. Voor niet-noodzakelijke tracking wordt eerst toestemming gevraagd waar de wet dat vereist. Voor strikt noodzakelijke sessie- en beveiligingsfuncties wordt passend geïnformeerd.

Deze concepttekst is opgesteld op 14 september 2026. Vóór definitieve publicatie moeten onder meer de verwerkingsrollen, bijzondere gegevens, leveranciers, doorgiften, bewaartermijnen en feitelijke beveiliging worden bevestigd. Bij wezenlijke wijzigingen wordt de verklaring aangepast en worden betrokkenen geïnformeerd waar dat nodig is.